Jednym z obowiązków odwołującego się do KIO wykonawcy jest przekazanie zamawiającemu odwołania. Jest to bardzo istotny temat, ponieważ można tutaj popełnić sporo błędów. A błędy te mogą mieć poważne konsekwencje.
Rozłóżmy zatem to zagadnienie na czynniki pierwsze.
Obowiązek przekazania zamawiającemu odwołania
Zgodnie z przepisami musimy przesłać do zamawiającego:
- odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej, albo
- kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej.
Z czego wynika to, że w przypadku odwołania elektronicznego przekazuje się po prostu odwołanie, a w przypadku odwołania papierowego – kopię odwołania?
Z tego, że w przypadku pliku elektronicznego możemy wygenerować nieskończoną liczbę oryginałów. Wystarczy zaznaczyć plik, nacisnąć kombinację „ctrl + c” i „ctrl + v”, by mieć zupełnie nowy plik. Nowy plik jest oryginałem na takich samych zasadach, jak pierwotny plik. Możemy więc przekazać oryginał odwołania zarówno dla Krajowej Izby Odwoławczej, jak i dla zamawiającego.
Z kolei w przypadku dokumentu papierowego istnieje tylko jeden oryginał. Jeżeli zrobimy z niego ksero, to nie powstanie nam kolejny oryginał, lecz kopia. Oryginał musimy wysłać do Krajowej Izby Odwoławczej, więc dla zamawiającego pozostaje kopia.
Termin na przekazanie zamawiającemu odwołania
Odwołanie musimy przekazać zamawiającemu przed upływem terminu na wniesienie odwołania do KIO. Termin na przekazanie zamawiającemu odwołania jest więc taki sam, jak w przypadku terminu na wniesienie odwołania. O terminie na wniesienie odwołania możecie przeczytać w tym artykule: Termin na wniesienie odwołania do KIO.
Utrzymana została też zasada, że odwołanie musi dotrzeć do zamawiającego przed upływem terminu na wniesienie odwołania. Nie będzie więc wystarczające, jeżeli w terminie wyślesz kopię odwołania do zamawiającego pocztą lub kurierem. Decyduje bowiem moment, w którym zamawiający otrzyma odwołanie. Jeżeli wyślesz odwołanie z wyprzedzeniem i poczta/kurier doręczą odwołanie sprawnie, to jest szansa na zachowanie terminu. Ze względu na krótki termin odwołanie wnosi się jednak często w ostatniej chwili i nie jest możliwe wysłanie z wyprzedzeniem. Nie polegałbym również na rzetelności poczty. ????
Dlatego zawsze lepszym rozwiązaniem jest przekazanie odwołania elektronicznie. Bowiem w tym przypadku moment wysłania odwołania jest w zasadzie tożsamy z momentem jego otrzymania przez zamawiającego. W przypadku przekazania odwołania elektronicznie nie mają też znaczenia godziny pracy zamawiającego. Możesz przekazać odwołanie ostatniego dnia o godzinie 23:59. Termin w tym przypadku zostanie zachowany.
W jaki sposób przekazać zamawiającemu odwołanie?
Tak jak już wyżej wspomniałem, odwołanie można przekazać zamawiającemu na dwa sposoby:
- w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej, albo
- w formie pisemnej.
Ja zawsze rekomenduję przekazywanie odwołania elektronicznie. Przy przekazywaniu odwołania elektronicznie wysyłamy zamawiającemu e-mail, załączając do niego odwołanie.
Musisz jednak pamiętać, że wielu zamawiających korzysta z platform przetargowych. W specyfikacji mogą znaleźć się postanowienia, zgodnie z którymi cała korespondencja pomiędzy wykonawcą a zamawiającym powinna odbywać się właśnie za pośrednictwem platformy przetargowej.
Dlatego najbezpieczniejsze rozwiązanie to przesłanie wiadomości zarówno e-mailem, jak przez platformę przetargową zamawiającego. Wtedy na pewno wszystko będzie w porządku.
Co się stanie, jeżeli nie przekażę odwołania zamawiającemu?
Jeżeli nie przekażesz odwołania zamawiającemu, to Twoje odwołanie zostanie odrzucone. To samo będzie dotyczyć sytuacji, gdy przekażesz odwołanie zamawiającemu, ale zrobisz to po upływie terminu na wniesienie odwołania.
Odrzucenie odwołania niesie za sobą poważne konsekwencje. Twoja sprawa nie zostanie merytorycznie rozpoznana przez Krajową Izbę Odwoławczą. Stracisz więc szansę na ewentualne wygranie przetargu.
Jakby tego było jednak mało, w przypadku odrzucenia odwołania będziesz musiał ponieść koszty postępowania przed KIO.
Jak wyglądają koszty odwołania przed KIO, opisałem w odrębnym artykule: Koszt odwołania do KIO.
Przekazanie zamawiającemu odwołania a kwestia załączników
Należy również pamiętać, że, poza samym odwołaniem, musisz przekazać zamawiającemu również wszystkie załączniki do odwołania. Przekazane zamawiającemu odwołanie musi być bowiem kompletne. Jeżeli przekażesz zamawiającemu tylko odwołanie, ale bez załączników, to będzie to traktowane jakbyś w ogóle nie przekazał odwołania. Ze wszystkimi tego konsekwencjami.
Pojawiają się natomiast w orzecznictwie KIO stanowiska, że odwołanie nie zostanie odrzucone, jeżeli wykonawca zapomniał przesłać zamawiającemu załącznika formalnego. Przez załącznik formalny rozumiem takie dokumenty jak:
- pełnomocnictwo,
- opłata skarbowa od pełnomocnictwa,
- wydruk z KRS/CEIDG,
- dowód uiszczenia wpisu od odwołania.
KIO uznaje, że takie dokumenty mają tylko pomocnicze znaczenie. To, że zamawiający się z nimi nie zapozna, nie ma aż tak dużego znaczenia. Natomiast w przypadku załączników merytorycznych (czyli dowodów do odwołania, które mają potwierdzić, że odwołanie jest zasadne) – nie ma przebacz. Ich brak spowoduje odrzucenie odwołania.
Ja zawsze załączam do zamawiającego wszystkie załączniki. Zarówno te merytoryczne (dowody), jak i formalne. Uważam, że lepiej dać zamawiającemu wszystkie dokumenty, niż narażać się na odrzucenie odwołania. Jeżeli jednak zapomniałeś dołączyć do odwołania załącznika formalnego, to być może jeszcze nic straconego i odwołanie zostanie merytorycznie rozpoznane.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że powyższe informacje były dla Ciebie przydatne. Przekazanie odwołania zamawiającemu budzi dużo problemów i sporo odwołań jest odrzucanych z tego powodu. Trzymanie się zasad opisanych w tym artykule pozwoli Ci jednak bezpiecznie przekazać odwołanie zamawiającemu.
Dawid Pantak
radca prawny
e-mail: dawid.pantak@legalkp.pl
telefon: 668 501 984