Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych

Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych to skomplikowany temat. Dużo bardziej skomplikowany niż uzupełnienie podmiotowych środków dowodowych.

Jednocześnie jednak jest on bardzo ważny. Zamawiający bardzo często wymagają złożenia tego typu dokumentów razem z ofertą.

Każdemu z nas może natomiast zdarzyć się zapomnieć o dołączeniu jakiegoś pliku.

Czy jednak wiedziałeś, że w bardzo wielu przypadkach uzupełnienie przedmiotowego środka dowodowego będzie niemożliwe? A w konsekwencji Twoja oferta będzie podlegać odrzuceniu (bez możliwości poprawy)?

Warto poznać zasady, kiedy uzupełnienie będzie możliwe, a kiedy nie.

Dzięki tej wiedzy będziesz pamiętał, kiedy dokładnie sprawdzić, czy na pewno załączyłeś wszystkie dokumenty. I będziesz wiedział, w jaki sposób wykorzystać nieuwagę konkurenta.

Zapraszam do lektury!

*****

Artykuł możesz również przesłuchać w moim Podcaście Przetargowym:

*****

Czym są przedmiotowe środki dowodowe?

O tym czym są przedmiotowe środki dowodowe napisałem odrębny artykuł. Zapraszam Cię serdecznie do jego lektury. Artykuł znajdziesz pod tym linkiem >>Przedmiotowe i podmiotowe środki dowodowe.

W tym miejscu napiszę tylko, że przedmiotowe środki dowodowe mają za zadanie potwierdzić, czy zaoferowane przez wykonawcę dostawy/usługi/roboty budowlane są faktycznie zgodne z tym, czego wymagał zamawiający. Przykładami przedmiotowych środków dowodowych będą deklaracja zgodności, certyfikat, czy karta katalogowa.

Co jest również niezwykle istotne, jeżeli zamawiający żąda od wykonawców złożenia przedmiotowych środków dowodowych, to należy je złożyć od razu razem z ofertą.

Co jednak w sytuacji, gdy wykonawca mimo wszystko nie złoży przedmiotowego środka dowodowego?

Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych

Kwestia uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych została uregulowana w przepisie. Brzmi on następująco:

Jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.

Najważniejszą kwestią jest więc to, że żeby uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych było w ogóle możliwe, to zamawiający musi przewidzieć to w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia.

Jeżeli przewidzi – uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych jest możliwe.

Jeżeli jednak nie przewidzi – uzupełnienie możliwe nie będzie.

A w takiej sytuacji zamawiający musi odrzucić ofertę wykonawcy, który nie złożył wymaganych przedmiotowych środków dowodowych. I to bez możliwości jakiegokolwiek naprawienia tego braku.

Ze swojej praktyki obserwuję, że takie „nieprzewidzenie” przyjmuje zazwyczaj dwie formy. Po pierwsze, czasami zamawiający wprost wskazuje, że nie przewiduje możliwości uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych. Po drugie, czasami po prostu nic nie pisze na ten temat.

W jednym i drugim przypadku uzupełnienie nie będzie możliwe.

Moim zdaniem kwestia określenia, czy przedmiotowe środki dowodowe można uzupełnić, czy też nie, jest jedną z najważniejszych spraw w postępowaniu przetargowym. Dlatego lekturę specyfikacji bardzo często zaczynam właśnie od sprawdzenia tego zagadnienia.

Osobiście zawsze namawiam zamawiających, żeby dopuszczali możliwość uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych.

Każdemu może zdarzyć się zapomnieć dołączyć do oferty jakiegoś dokumentu. O ile nie jest to dokument, który z zasady nie może być nigdy uzupełniony (o czym będę pisał poniżej), to warto dać wykonawcy szanse na uzupełnienie.

W przeciwnym wypadku zamawiający traci ofertę, która może być dla niego atrakcyjna.

Natomiast z punktu widzenia wykonawcy kluczowe jest sprawdzenie, czy przedmiotowe środki dowodowe można uzupełnić.

Jeżeli bowiem nie można ich uzupełnić, to sprawdź proszę dokładnie kilka razy, czy na pewno dołączyłeś wszystkie dokumenty do oferty. Jeżeli jakiegoś zabraknie, to zamawiający odrzuci Twoją ofertę.

Opowiem też o tym, że warto pod tym względem kontrolować konkurencję.

Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych – kontrolowanie konkurencji

Wykorzystam przykład jednego z moich Klientów. Na potrzeby historii nazwiemy go Panem Maciejem (tak naprawdę ma zupełnie inaczej na imię, ale nie chcę ujawniać jakichkolwiek danych moich Klientów).

Pan Maciej złożył ofertę w przetargu, na którym bardzo mu zależało. Zamawiający wymagał złożenia wraz z ofertą między innymi deklaracji zgodności dla oferowanego produktu.

Zamawiający nic nie napisał o uzupełnieniu przedmiotowych środków dowodowych. Ani w ogłoszeniu o zamówieniu, ani w dokumentach zamówienia. Oznaczało to, że przedmiotowych środków dowodowych nie dało się uzupełnić.

Dlatego Pan Maciej dokładnie upewnił się, czy na pewno dołączył do oferty wszystkie przedmiotowe środki dowodowe (w tym deklaracje zgodności).

Po otwarciu ofert okazało się, że oferta złożona przez Pana Macieja jest na drugim miejscu.

Na pierwszym miejscu została sklasyfikowana oferta jego konkurenta.

Wystąpiłem o wgląd do ofert przetargowych. Otrzymaliśmy ofertę konkurenta.

Sprawdziliśmy ją dokładnie. Okazało się, że konkurent nie dołączył do oferty deklaracji zgodności.

Pan Maciej odetchnął z ulgą.

Oznaczało to bowiem, że oferta konkurenta zostanie odrzucona. Zamawiający nie przewidział możliwości uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych. A w takiej sytuacji oferta konkurenta podlega odrzuceniu, bez możliwości jakiegokolwiek uzupełnienia.

Pan Maciej czekał więc spokojnie na wyniki postępowania. Niestety, mocno się zdziwił, kiedy okazało się, że to jednak oferta konkurenta została wybrana jako najkorzystniejsza.

Ponownie złożyliśmy wniosek o udostępnienie dokumentacji (tym razem wniosek dotyczył dokumentów złożonych po otwarciu ofert). Przeanalizowaliśmy całą dokumentację.

Okazało się, że zamawiający wezwał konkurenta do uzupełnienia brakującej deklaracji zgodności. A konkurent jak gdyby nigdy nic tę deklarację zgodności uzupełnił.

Takie działanie było jednak niezgodne z przepisami. Żeby bowiem można było uzupełnić przedmiotowe środki dowodowe, to zamawiający musi najpierw przewidzieć taką możliwość w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. W tym przypadku tego nie było.

Nam jednak nie pozostawało nic innego, jak złożyć odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej.

Po wpłynięciu odwołania zamawiający uwzględnił odwołanie. Konkurent nie wniósł sprzeciwu.

W konsekwencji oferta konkurenta została odrzucona, a Pan Maciej uzyskał zamówienie.

Warto jednak zapamiętać, że gdyby nie zweryfikował dokumentów, to nie dowiedziałby się, że konkurent niezgodnie z przepisami został wezwany do uzupełnienia dokumentu. A w konsekwencji zaprzepaściłby szansę na wygranie przetargu.

Błędny przedmiotowy środek nie podlega poprawieniu

Muszę Twoją uwagę zwrócić na jeszcze kilka istotnych kwestii.

Jedną z nich będzie podkreślenie, że błędny przedmiotowy środek dowodowy nie podlega poprawieniu.

Ustawa stanowi, że zamawiający wzywa do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego, jeżeli:

• wykonawca w ogóle nie złożył przedmiotowego środka dowodowego, lub
• wykonawca złożył przedmiotowy środek dowodowy, ale jest on niekompletny.

Ustawa nie dopuszcza natomiast możliwości poprawienia przedmiotowego środka dowodowego, jeżeli ten jest błędny.

Warto porównać to z zasadami uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych. W przypadku podmiotowych środków dowodowych poza złożeniem i uzupełnieniem jest możliwe również ich poprawienie. A zamawiający wzywa do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia podmiotowego środka dowodowego, jeżeli:

• wykonawca w ogóle nie złożył podmiotowego środka dowodowego, lub
• wykonawca złożył podmiotowy środek dowodowy, ale jest on niekompletny, lub
• i wreszcie – wykonawca złożył podmiotowy środek dowodowy, ale jest on błędny.

Jak możesz zauważyć, możliwość uzupełnienia w przypadku podmiotowych środków dowodowych jest szersza niż w przypadku przedmiotowych środków dowodowych.

Warto pamiętać, że w przypadku przedmiotowych środków dowodowych – jeżeli złożysz błędny środek, to nie zostaniesz wezwany do jego poprawienia.

Brak możliwości uzupełnienia w przypadku kryteriów oceny ofert

Koniecznie muszę przekazać Ci jeszcze jedną informacje.

Uzupełnienie przedmiotowego środka dowodowego nie jest możliwe, jeżeli służy on potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert.

Co to oznacza?

Bardzo często zamawiający poza kryterium oceny ofert „cena” stosują również inne kryteria. Najczęściej są to „okres gwarancji”, czy też inne tego typu kryteria.

Zdarza się jednak, że zamawiający wprowadzi kryterium oceny ofert ściśle związane z przedmiotem zamówienia. I żeby zamawiający mógł zweryfikować, ile przyznać w ramach tego kryterium punktów poszczególnym wykonawcom, to musi zapoznać się z określonym przedmiotowym środkiem dowodowym.

Przykładem takiego kryterium może być „jakość produktu”. A przedmiotowym środkiem dowodowym służącym weryfikacji w tym przypadku mogą być wyniki badań produktu. Im lepszy wynik produkt otrzymał w badaniach, tym zamawiający przyzna więcej punktów w kryterium oceny ofert „jakość produktu”.

W takim przypadku przedmiotowy środek dowodowy, za pomocą którego zamawiający ocenia oferty w ramach kryterium oceny ofert, nie będzie nigdy podlegał uzupełnieniu.

Powód takiego rozwiązania jest prozaiczny. Gdyby bowiem uzupełnienie w takim przypadku było możliwe, to wykonawca mógłby celowo nie składać dokumentów razem z ofertą. Po prostu poczekałby na innych wykonawców i sprawdził, jakie Ci złożyli dokumenty. A następnie sam uzupełnił dokument w taki sposób, żeby jak najmniejszym wysiłkiem otrzymać odpowiednią liczbę punktów.

Stąd zasada – jeżeli przedmiotowy środek dowodowy ma służyć ocenie w ramach kryterium oceny ofert, to nie podlega uzupełnieniu.

Możliwe jest za to wezwanie do wyjaśnień

Nie ma natomiast żadnych przeciwwskazań, żeby zamawiający wezwał do wyjaśnienia treści przedmiotowego środka dowodowego.

I w praktyce często zamawiający z tej możliwości korzystają.

Jeżeli więc zamawiający będzie miał wątpliwości co do treści złożonego przez Ciebie przedmiotowego środka dowodowego, to prawdopodobnie otrzymasz wezwanie do wyjaśnień w tym zakresie.

Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych – podsumowanie

Zasady dotyczące uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych są stosunkowo skomplikowane.

Po pierwsze, żeby uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych było w ogóle możliwe, to zamawiający musi przewidzieć to w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia. Jeżeli przewidzi – uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych jest możliwe. Jeżeli jednak nie przewidzi – uzupełnienie możliwe nie będzie.

Warto również pamiętać, że błędny przedmiotowy środek dowodowy nie podlega poprawieniu.

Podobna sytuacja dotyczy przedmiotowego środka dowodowego, jeżeli służy on potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert.

Możliwe jest natomiast wezwanie do wyjaśnienia treści przedmiotowego środka dowodowego.

Dawid Pantak
radca prawny
e-mail: dawid.pantak@legalkp.pl
telefon: 668 501 984

*****

Zapisz się na Biuletyn Przetargowy oraz odbierz darmowego e-booka Wygraj z ofertą konkurenta. 5 pomysłów.

*****

Mojego podcastu możesz słuchać również na YouTube: