Jednorazowe uzupełnienie dokumentów jest zasadą, która jest powszechnie honorowana w przetargach.
Warto jednak wiedzieć, że nie wynika ona z żadnego przepisu.
Skąd się więc wzięła?
O tym możesz przeczytać w tym artykule.
Opowiem również o tym, jak odróżnić wezwanie do złożenia dokumentów od wezwania do ich uzupełnienia.
A na koniec wyjaśnię, że w określonych przypadkach zamawiający może (a nawet musi) mimo wszystko wezwać nawet kilka razy o ten sam dokument.
Zapraszam do lektury!
*****
Artykułu możesz również posłuchać w moim Podcaście Przetargowym:
*****
Jednorazowe uzupełnienie dokumentów – zasada
Co jest bardzo ciekawe, nigdzie w przepisach nie znajdziemy zapisanej zasady, że dokumenty można uzupełnić tylko jeden raz. Żaden przepis tego nie reguluje.
Czy to więc oznacza, że zasada jednorazowego uzupełnienia dokumentów nie obowiązuje?
Otóż jednak obowiązuje.
Z tym, że zasadę wprowadziło orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej oraz poglądy nauki prawa.
To właśnie członkowie KIO oraz akademicy wprowadzili oficjalnie tę zasadę. Uważają, że ta zasada wprost wynika z obowiązku stosowania zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz przejrzystości postępowania.
Trudno się z tym nie zgodzić.
Wyobraź sobie wykonawcę, który pomimo wezwania do uzupełnienia nie jest w stanie prawidłowo uzupełnić dokumentu. Jednocześnie Zamawiającemu zależy, żeby to właśnie ten wykonawca wygrał przetarg. W takiej sytuacji Zamawiający mógłby faworyzować tego wykonawcę i wzywać go w nieskończoność do uzupełnienia dokumentów.
Takie postępowanie naruszałoby zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, a także zasadę przejrzystości.
Nie mówiąc już o tym, że postępowania przetargowe w takich sytuacjach trwałyby naprawdę dłuuuuugo.
Dlatego zasada jednorazowego uzupełnienia dokumentów jest przez wszystkich powszechnie honorowana.
Jeżeli więc dany dokument podlega uzupełnieniu, a Ty go nie złożyłeś, to prawdopodobnie otrzymasz wezwanie do uzupełnienia. Ale jeżeli w odpowiedzi na to wezwanie ponownie nie złożysz dokumentu (lub złożysz dokument niekompletny, czy błędny), to kolejnej szansy już nie dostaniesz.
Tak działa jednorazowe uzupełnienie.
Wezwanie do złożenia a wezwanie do uzupełnienia
Chciałbym napisać również o jeszcze jednym ważnym zagadnieniu, które czasami sprawia trudność wielu osobom zajmującym się zamówieniami publicznymi.
Musimy wyraźnie odróżnić, że czym innym jest wezwanie do złożenia dokumentów, a czym innym jest wezwanie do uzupełnienia dokumentów.
Od 2016 roku ustawa stanowi, że wykonawcy razem z ofertą składają tylko ograniczoną ilość dokumentów. Nie muszą natomiast razem z ofertą składać (co do zasady) podmiotowych środków dowodowych. To zamawiający ma obowiązek wezwać o podmiotowe środki dowodowe wykonawcę, którego oferta została wstępnie najwyżej oceniona.
To jednak jest na razie wezwanie do złożenia dokumentów. Nie jest to wezwanie do uzupełnienia dokumentów (ponieważ wykonawca nie miał jeszcze obowiązku tych dokumentów składać).
Tym samym to wezwanie do złożenia nie wpływa w żaden sposób na zasadę jednorazowego uzupełnienia.
Przykład
Zarząd Inwestycji Miejskich w Pacanowie prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.
W postępowaniu ofertę złożył między innymi wykonawca Jan Kowalski Bud-Pol. Zamawiający wstępnie ocenił ofertę tego wykonawcy najwyżej.
W związku z tym Zamawiający wezwał Wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych, w tym między innymi referencji.
Wykonawca odpowiedział na wezwanie, ale zapomniał dołączyć referencji.
Zamawiający ma obowiązek wezwać Wykonawcę do uzupełnienia referencji. Będzie to bowiem dopiero pierwsze wezwanie do uzupełnienia (wcześniejsze wezwanie dotyczyło złożenia).
Gdyby jednak po otrzymaniu wezwania Wykonawca znowu nie złożył referencji (lub złożył je niekompletne, czy błędne), to nie otrzyma już kolejnej szansy, ponieważ wyczerpał już możliwość jednokrotnego uzupełnienia.
Możliwe jest ponowne wezwanie, ale w innym zakresie
W temacie jednorazowego uzupełnienia dokumentów warto wspomnieć o jeszcze jednej kwestii.
Wiele osób uważa, że zasada jednorazowego uzupełnienia jest ściśle związana z dokumentem. To znaczy uważają, że jeżeli zamawiający wezwał już wykonawcę do uzupełnienia danego dokumentu (obojętnie w jakim zakresie), to nigdy nie może już wystosować kolejnego wezwania.
Tymczasem nie jest to do końca prawda.
Zasada jednorazowego uzupełnienia odnosi się do zakresu wezwania. Innymi słowy nie można ponownie dokonać uzupełnienia, jeżeli już wcześniej zamawiający wezwał do uzupełnienia wskazując na daną nieprawidłowość.
Zasadę jednokrotnego wzywania nie rozpatrujemy więc w kontekście tego samego dokumentu, lecz w kontekście tej samej nieprawidłowości.
Możliwe jest wzywanie kilkukrotnie do uzupełnienia tego samego dokumentu, jeżeli wezwania różnią się zakresem nieprawidłowości do uzupełnienia.
Najłatwiej będzie to wytłumaczyć na przykładzie.
Przykład
Zarząd Inwestycji Miejskich w Pacanowie prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.
W toku postępowania wykonawca Jan Kowalski Bud-Pol złożył wykaz zrealizowanych wcześniej robót budowlanych.
W związku z tym, że wykaz nie został podpisany, to Zamawiający wezwał z tego powodu Wykonawcę do uzupełnienia dokumentu.
Wykonawca uzupełnił dokument poprzez jego podpisanie.
Po otrzymaniu uzupełnionego dokumentu Zamawiający zauważył, że w wykazie brak jest wskazania, jakie dokładnie roboty wykonał wcześniej Wykonawca, co uniemożliwia Zamawiającemu weryfikację, czy Wykonawca spełnia warunek udziału w postępowaniu.
Zamawiający wystosował wobec Wykonawcy kolejne wezwanie do uzupełnienia – tym razem wskazując inny zakres.
Takie wezwanie jest możliwe i nie przełamuje zasady jednorazowego uzupełnienia, ponieważ oba wezwania miały inny zakres (bez znaczenia jest natomiast, że dotyczyły tego samego dokumentu).
Jednak zupełnie inaczej wyglądałaby sytuacja, gdyby Zamawiający od początku zauważył oba braki w dokumencie (i brak podpisu, i brak wskazania dokładnych robót) oraz od razu wezwał Wykonawcę do uzupełnienia obu braków.
W takiej sytuacji Wykonawca musiałby uzupełnić oba braki od razu. Jeżeli by tego nie zrobił, to nie dostałby kolejnej szansy.
Jednorazowe uzupełnienie dokumentów – podsumowanie
Zasada jednorazowego uzupełnienia dokumentów nie jest określona wprost w przepisach. Jest ona jednak przez wszystkich powszechnie honorowana. Dzięki niej nie dochodzi do naruszenia zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz zasady przejrzystości.
Warto jednak pamiętać, że czym innym jest wezwanie do złożenia dokumentów, a czym innym wezwanie do uzupełnienia.
Bardzo istotny jest również fakt, że zasada jednorazowego uzupełnienia odnosi się do zakresu wezwania (a nie do dokumentu). Możliwe jest wzywanie kilkukrotnie do uzupełnienia tego samego dokumentu, jeżeli wezwania różnią się zakresem nieprawidłowości do uzupełnienia.
Dawid Pantak
radca prawny
e-mail: dawid.pantak@legalkp.pl
telefon: 668 501 984
*****
Zapisz się na Biuletyn Przetargowy oraz odbierz darmowego e-booka Wygraj z ofertą konkurenta. 5 pomysłów.
*****
Mojego podcastu możesz słuchać również na YouTube: