Z moich obserwacji wynika, że tłumaczenie dokumentów w zamówieniach publicznych to temat, z którym wykonawcy mają spory problem.
W dzisiejszym artykule opiszę najważniejsze kwestie związane z tłumaczeniem dokumentów.
Dowiesz się między innymi, jakie dokumenty należy przetłumaczyć, czy są jakieś wyjątki oraz jaką formę powinno mieć tłumaczenie.
Zapraszam do lektury!
*****
Artykułu możesz również posłuchać w moim Podcaście Przetargowym:
*****
Obowiązek dołączenia tłumaczenia
Zgodnie z przepisami, jeżeli składasz w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dokument sporządzony w języku obcym, to musisz dodatkowo dołączyć jego tłumaczenie na język polski.
Jeżeli nie złożysz tłumaczenia dokumentu, to tak jakbyś w ogóle nie złożył dokumentu. A to będzie rodzić poważne konsekwencje dla Twojej oferty.
Z moich obserwacji wynika jednak, że wykonawcom zdarza się zapomnieć dołączyć tłumaczenie dokumentu. Powodów może być kilka.
Może to wynikać na przykład z wcześniejszych doświadczeń w kontaktach z kontrahentami prywatnymi. Pomiędzy podmiotami prywatnymi przesyłanie sobie dokumentów np. w języku angielskim nie jest niczym niezwykłym.
Obecnie większość osób w Polsce zna język angielski przynajmniej w podstawowym stopniu. Dlatego zrozumienie treści dokumentu sporządzonego w języku angielskim nie stanowi żadnego problemu. Zawsze można posiłkować się również specjalnymi programami, na przykład google tłumaczem.
To co jest jednak dozwolone pomiędzy podmiotami prywatnymi, nie jest możliwe w zamówieniach publicznych.
Przepis ustawy jest kategoryczny. Każdy dokument sporządzony w języku innym niż polski musisz przedstawić razem z tłumaczeniem.
Nie zmieni tego obowiązku fakt, że pracownicy zamawiającego doskonale znają język angielski, a dokument zawiera głównie rysunki, a tekstu jest bardzo mało.
Niezależnie od wszystkiego tłumaczenie musi być.
Tłumaczenie – wyjątki od zasady
Od tej zasady istnieje jeden wyjątek. Ten wyjątek jest bardzo rzadko spotykany, ale jednak funkcjonuje. Dlatego chciałbym o nim wspomnieć.
W uzasadnionych przypadkach zamawiający może dopuścić możliwość składania dokumentów w językach powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane. Jeżeli zamawiający zdecyduje się na to rozwiązanie, to musi to wyraźnie określić w dokumentach zamówienia lub w ogłoszeniu o zamówieniu.
Ciekawe jest pytanie – jakie to są języki powszechnie używane w handlu międzynarodowym? Wydaje mi się, że powszechnie w handlu międzynarodowym używa się obecnie wyłącznie języka angielskiego.
Warto więc sprawdzić, czy w przypadku konkretnego przetargu zamawiający dopuścił składanie dokumentów w innym języku.
Jeżeli nie – wracamy do podstawowej zasady, że każdy dokument sporządzony w języku innym niż polski musi zostać przedstawiony wraz z tłumaczeniem.
W swojej praktyce bardzo rzadko spotykam się, żeby zamawiający zdecydował się na dopuszczenie innego języka.
Czy muszę przedstawić tłumaczenie sporządzone przez tłumacza przysięgłego?
Ustawa nie wprowadza obowiązku, żeby tłumaczenia dokumentu musiał dokonać tłumacz przysięgły.
Oczywiście, jeżeli wykonawca chce skorzystać z usług tłumacza przysięgłego i przedstawić tego rodzaju tłumaczenie, to może to zrobić. Obowiązku jednak nie ma.
Możliwe jest dokonanie tłumaczenia przez innego tłumacza.
A nawet przetłumaczenie dokumentów samodzielnie przez wykonawcę.
Musisz tylko pamiętać, żeby tłumaczenie było prawidłowe, to znaczy żeby odzwierciedlało faktyczną treść dokumentu. Zamawiający zawsze może sprawdzić poprawność tłumaczenia. A nawet jeżeli nie zrobi tego zamawiający, to zrobi to konkurencja.
Jeżeli wykonawca przedstawi nierzetelne tłumaczenie i zamawiający bądź konkurencja to odkryje, to będzie to mieć bardzo poważne konsekwencje. Nie dość, że oferta wykonawcy zostanie odrzucona, to jeszcze takie działanie może zostać zakwalifikowane jako wprowadzenie zamawiającego w błąd. A to może spowodować również wykluczenie z przyszłych postępowań przetargowych.
Dołącz również oryginał dokumentu!
Zauważyłem, że w przypadku dokumentów w języku obcym niektórzy wykonawcy dołączają tylko tłumaczenie dokumentu (bez oryginału dokumentu w języku obcym).
To nie jest prawidłowe postępowanie.
Wykonawca musi przedstawić zamawiającemu zarówno oryginalny dokument (w języku obcym), jak i tłumaczenie dokumentu na język polski. Oba dokumenty (oryginał + tłumaczenie) stanowią nierozerwalną całość.
Jeżeli załączysz tylko tłumaczenie dokumentu (bez oryginału dokumentu), to popełniasz taki sam błąd, jak gdybyś załączył tylko oryginał dokumentu w języku obcym bez tłumaczenia. W obu przypadkach Twoja dokumentacja jest niekompletna.
Podsumowanie
Jeżeli składasz w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dokument sporządzony w języku obcym, to musisz dodatkowo dołączyć jego tłumaczenie na język polski. Warto utrwalić sobie ten obowiązek, ponieważ często wykonawcy o nim zapominają.
W uzasadnionych przypadkach zamawiający może dopuścić możliwość składania dokumentów w językach powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane. W praktyce jednak zamawiający bardzo rzadko decydują się na ten wyjątek.
Nie musisz przedstawiać tłumaczenia przygotowanego przez tłumacza przysięgłego. Możesz samodzielnie przetłumaczyć dokument. Ważne tylko, żeby tłumaczenie było prawidłowe.
Nie zapomnij również, że samo przedstawienie tłumaczenia nie wystarczy – musisz przedstawić komplet dokumentów (oryginał + tłumaczenie).
Pozostaje odpowiedzieć nam na pytanie, czy jeżeli zapomnisz przedstawić tłumaczenia, to czy będzie możliwe jego uzupełnienie? Ale to temat na zupełnie inną historię.
Dawid Pantak
radca prawny
e-mail: dawid.pantak@legalkp.pl
telefon: 668 501 984
*****
Zapisz się na Biuletyn Przetargowy oraz odbierz darmowego e-booka Wygraj z ofertą konkurenta. 5 pomysłów.
*****
Mojego podcastu możesz słuchać również na YouTube: