Czy można uzupełnić tłumaczenie?

Wielu wykonawców zastanawia się, czy można uzupełnić tłumaczenie dokumentu złożonego w przetargu.

Każdy może zapomnieć o przetłumaczeniu dokumentu. Zwłaszcza w dzisiejszych czasach, kiedy większość osób zna język angielski przynajmniej biernie. Może się wydawać, że załączanie tłumaczenia jest zupełnie niepotrzebne.

Przepis jest jednak przepisem i tłumaczenie dokumentu w zamówieniach publicznych trzeba dołączyć.

Czy jednak w przypadku braku dostaniemy szanse na uzupełnienie?

Sprawdźmy!

*****

Artykułu możesz również posłuchać w moim Podcaście Przetargowym:

*****

Obowiązek dołączenia tłumaczenia

Jeżeli składasz w postępowaniu o udzielenie zamówienia jakikolwiek dokument, który został sporządzony w języku obcym, to zgodnie z przepisami musisz dodatkowo dołączyć jego tłumaczenie na język polski.

Więcej na temat tłumaczenia dokumentów możesz przeczytać w jednym z poprzednich artykułów na moim blogu. Zapraszam Cię do jego lektury.

Tłumaczenie dokumentów w zamówieniach

Jeżeli złożysz sam dokument w języku obcym, bez tłumaczenia na język polski, to tak jakbyś w ogóle nie złożył dokumentu. To z kolei spowoduje poważne konsekwencje dla Twojej oferty.

Twoja oferta zostanie bowiem ostatecznie odrzucona.

Pozostaje jednak odpowiedzieć na pytanie, czy przed odrzuceniem oferty zamawiający musi wezwać Cię do uzupełnienia tłumaczenia?

Wszystko zależy od rodzaju dokumentu

Zasady dotyczące uzupełnienia tłumaczenia dokumentu są dokładnie takie same, jak zasady dotyczące uzupełnienia dokumentu.

Innymi słowy – jeżeli sam dokument podlega uzupełnieniu, to można uzupełnić również jego tłumaczenie. Jeżeli więc złożysz sam dokument podlegający uzupełnieniu, ale bez załączenia tłumaczenia, to masz szanse uzupełnić tłumaczenie.

Jeżeli natomiast złożysz dokument niepodlegający uzupełnieniu bez załączenia tłumaczenia, to szansy na uzupełnienie nie dostaniesz.

Wszystko więc zależy od rodzaju dokumentu.

Inne będą zasady uzupełnienia tłumaczenia podmiotowych środków dowodowych, a zupełnie inne będą zasady uzupełnienia tłumaczenia przedmiotowych środków dowodowych.

Prześledźmy więc te zasady.

Czy można uzupełnić tłumaczenie podmiotowych środków dowodowych?

Na temat tego, czym są podmiotowe (i przy okazji również przedmiotowe) środki dowodowe napisałem odrębny artykuł.

Przedmiotowe i podmiotowe środki dowodowe

W telegraficznym skrócie napiszę teraz tylko, że przykładami podmiotowych środków dowodowych są:

1. Wykaz zrealizowanych wcześniej dostaw/usług/robót budowlanych.
2. Referencje.
3. Polisa OC.
4. Informacja z banku o posiadanych środkach/zdolności kredytowej.
5. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego.

Podmiotowe środki dowodowe co do zasady podlegają zawsze uzupełnieniu. A w konsekwencji można również uzupełnić tłumaczenie podmiotowego środka dowodowego.

Jeżeli więc na przykład przedstawisz zamawiającemu referencje w języku niemieckim (ponieważ realizowałeś wcześniej jakieś zamówienie na terenie Niemiec i w takim języku otrzymałeś referencje), ale zapomnisz dołączyć tłumaczenia tego dokumentu, to powinieneś otrzymać wezwanie do uzupełnienia.

Czy można uzupełnić tłumaczenie przedmiotowych środków dowodowych?

Przykładami przedmiotowych środków dowodowych są:

1. Deklaracja zgodności.
2. Certyfikat.
3. Karta katalogowa produktu.
4. Wyniki badań produktu.

Zasady dotyczące uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych są bardzo skomplikowane.

Poświęciłem im cały odrębny artykuł, ponieważ zasad jest naprawdę sporo. Zapraszam Cię serdecznie do jego lektury:

Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych

W telegraficznym skrócie napiszę teraz, że po pierwsze, żeby uzupełnienie przedmiotowego środka dowodowego było w ogóle możliwe, to zamawiający musi przewidzieć to w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia. Jeżeli przewidzi – uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych (a w konsekwencji również tłumaczeń tych dokumentów) jest możliwe. Jeżeli jednak nie przewidzi – uzupełnienie możliwe nie będzie.

Warto również pamiętać, że błędny przedmiotowy środek dowodowy nie podlega poprawieniu.

Podobna sytuacja dotyczy przedmiotowego środka dowodowego, jeżeli służy on potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert.

Czy można uzupełnić tłumaczenie przedmiotowych środków dowodowych – przykład?

Wyjaśnijmy to sobie na przykładzie deklaracji zgodności.

Przyjmijmy, że w postępowaniu zamawiający wymagał złożenia deklaracji zgodności dla zaoferowanego produktu.

Wykonawca dysponował deklaracją zgodności w języku angielskim. Producent produktu ma siedzibę za granicą i wystawia deklarację zgodności tylko w języku angielskim. Taką deklarację zgodności przekazał swojemu dystrybutorowi (polskiemu wykonawcy).

Wykonawca wraz z ofertą złożył deklarację zgodności w języku angielskim. Zapomniał, że musi ją przetłumaczyć na język polski.

Po złożeniu oferty zrozumiał swój błąd. Zastanawia się, czy będzie mógł jeszcze uzupełnić tłumaczenie.

Po pierwsze, musi sprawdzić ogłoszenie o zamówieniu oraz dokumenty zamówienia.

Jeżeli znajdzie się tam informacja, że zamawiający dopuszcza uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych, to wykonawca jest uratowany. Może uzupełnić tłumaczenie deklaracji zgodności.

Inaczej jednak będzie wyglądać sytuacja, jeżeli zamawiający nie dopuścił w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych. Zamawiający mógł to napisać wprost (że nie przewiduje uzupełnienia) lub też nic nie napisać na ten temat. W obu przypadkach uzupełnienie przedmiotowego środka dowodowego będzie niemożliwe.

A w konsekwencji nie będzie możliwe również uzupełnienie tłumaczenia.

Przez brak tłumaczenia oferta wykonawcy zostanie odrzucona.

Na koniec trzeba również sprawdzić, czy dokument służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert. W przypadku deklaracji zgodności rzadko będzie występowała taka sytuacja.

Ale w przypadku innych przedmiotowych środków dowodowych – już jak najbardziej. Takim dokumentem mogą być na przykład wyniki badań. Im lepsze parametry w badaniach osiągnie dany produkt, tym otrzyma wyższą liczbę punktów w ramach pozacenowego kryterium oceny ofert. W takim przypadku dokument wyników badań nie będzie podlegał uzupełnieniu.

Jeżeli więc wykonawca złoży wyniki badań w języku angielskim i nie dołączy ich tłumaczenia, a wyniki badań służyły ocenie ofert w ramach kryterium oceny ofert, to wykonawca nie otrzyma szansy na uzupełnienie tłumaczenia.

Podsumowanie

Zasady dotyczące uzupełnienia tłumaczenia dokumentu są takie same, jak zasady dotyczące uzupełnienia dokumentu. Jeżeli sam dokument podlega uzupełnieniu, to można uzupełnić również jego tłumaczenie. Jeżeli natomiast złożysz dokument, który nie podlega uzupełnieniu, bez załączenia tłumaczenia, to szansy na uzupełnienie nie dostaniesz.

Na przykład podmiotowe środki dowodowe co do zasady podlegają zawsze uzupełnieniu. A w konsekwencji można również uzupełnić tłumaczenie podmiotowego środka dowodowego.

Z kolei zasady uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych (a w konsekwencji również tłumaczenia tych dokumentów) są dużo bardziej skomplikowane. Żeby uzupełnienie przedmiotowego środka dowodowego było w ogóle możliwe, to zamawiający musi przewidzieć to w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia. Uzupełnienie tłumaczenia nie będzie również możliwe, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert.

Dawid Pantak
radca prawny
e-mail: dawid.pantak@legalkp.pl
telefon: 668 501 984

*****

Zapisz się na Biuletyn Przetargowy oraz odbierz darmowego e-booka Wygraj z ofertą konkurenta. 5 pomysłów.

*****

Mojego podcastu możesz słuchać również na YouTube: