Pełnomocnictwo do reprezentowania w przetargu

Jeżeli bierzesz udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia, to pewnie zdarzyło Ci się mieć do czynienia z tematem pełnomocnictwo do reprezentowania w przetargu.

W tym artykule postaram się wyjaśnić najważniejsze kwestie dotyczące tego zagadnienia.

Czy pełnomocnictwo do reprezentowania w przetargu uregulowane jest w ustawie Pzp?

Pełnomocnictwo do reprezentowana w przetargu nie jest uregulowane w ustawie prawo zamówień publicznych.

Ustawa ta zawiera regulacje tylko co do pełnomocnika, którego ustanawiają wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (czyli w przypadku konsorcjum). Regulacje te są jednak bardzo szczątkowe. Dodatkowo uregulowana jest kwestia pełnomocnictwa do reprezentowania przed Krajową Izbą Odwoławczą.

>>Pełnomocnictwo do reprezentowania przed KIO

Ustawa nie reguluje natomiast „zwykłego” pełnomocnictwa do reprezentowania w przetargu.

Musimy jednak pamiętać, że jeżeli dane zagadnienie nie jest uregulowane w ustawie Pzp, to do czynności podejmowanych przez wykonawców lub zamawiających należy sięgnąć do przepisów Kodeksu cywilnego.

A tam przepisy dotyczące pełnomocnictwa już znajdziemy.

Kto może być pełnomocnikiem?

Pełnomocnikiem może być w zasadzie każda osoba. Jedyny wymóg, jaki stawia kodeks cywilny, to posiadanie przynajmniej ograniczonej zdolności do czynności prawnych.

W praktyce najczęściej pełnomocnikiem wykonawców jest pracownik. Zdarza się również, że pełnomocnikiem jest osoba współpracująca z wykonawcą na podstawie umowy cywilno-prawnej (np. umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług).

Nie jest to jednak obowiązek. Pełnomocnikiem równie dobrze może być osoba, z którą wykonawcę nie wiąże żadna szczególna umowa.

Forma pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo musi mieć taką formę, jaka jest wymagana do złożenia oferty.

Oznacza to, że forma pełnomocnictwa jest uzależniona od tego, czy postępowanie toczy się powyżej, czy też poniżej progów unijnych.

Przetargi powyżej i poniżej progów unijnych (część 1)

Przetargi powyżej i poniżej progów unijnych (część 2)

W przypadku postępowań powyżej progów unijnych jedyna dozwolona forma pełnomocnictwa to tzw. forma elektroniczna. Oznacza to, że pełnomocnictwo należy przygotować w postaci elektronicznej, a następnie podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Natomiast w przypadku postępowań poniżej progów unijnych wykonawcy mają trochę więcej swobody. Do wyboru są bowiem trzy opcje:

• Tak jak w postępowaniach powyżej progów unijnych – forma elektroniczna (czyli pełnomocnictwo przygotowane w postaci elektronicznej, a następnie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym).

Ale również dodatkowo:

• W postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym. W tej opcji chodzi o skorzystanie z tzw. ePUAP-u.
• W postaci elektronicznej opatrzonej podpisem osobistym. W tej opcji chodzi o skorzystanie z tzw. e-dowodu.

Podpis osobisty – problemy interpretacyjne

Papierowe pełnomocnictwo do reprezentowania w przetargu

Z powyższego wynika więc, że obecnie nie jest już możliwe udzielenie pełnomocnictwa w formie papierowej. Nawet bowiem w postępowaniach poniżej progów unijnych, w których wykonawcy mają aż trzy opcje do wyboru, żadna z nich nie umożliwia udzielenia pełnomocnictwa na papierze.

Istnieje jednak nadal pewien sposób na udzielenie pełnomocnictwa w formie pisemnej.

Wynika to z tego, że pełnomocnictwo można przedstawić w oryginale lub kopii poświadczonej przez notariusza.

Notariusz może natomiast poświadczyć w formie elektronicznej pełnomocnictwo, które przedstawimy mu w formie papierowej.

Polega to na tym, że idziemy do notariusza z papierowym pełnomocnictwem i prosimy go o sporządzenie elektronicznej kopii tego dokumentu. Opłata dla notariusza za dokonanie tej czynności to nie jest wysoki koszt.

Następnie notariusz przesyłam nam e-mailem poświadczoną przez niego kopie pełnomocnictwa. Taki elektroniczny dokument możemy przedstawić w przetargu.

Warto pamiętać o tej możliwości, ponieważ może ona nas uratować w podbramkowej sytuacji (np. gdy w ostatniej chwili prezesowi zarządu wygaśnie ważność kwalifikowanego podpisu elektronicznego i tym samym nie będzie mógł podpisać oferty).

Wzór pełnomocnictwa do reprezentowania w przetargu

Jeżeli z jakichkolwiek powodów nie możesz lub nie chcesz skorzystać z pomocy kancelarii prawnej specjalizującej się w prawie zamówień publicznych, to prawdopodobnie szukasz wzoru pełnomocnictwa do reprezentowania w przetargu.

Specjalnie dla czytelników bloga przygotowałem wzór pełnomocnictwa. Wzór wraz ze szczegółowym omówieniem możesz kupić w sklepie internetowym Pełnomocnictwo do przetargu. Wzór z omówieniem.

Dzięki wzorowi będziesz w stanie samodzielnie przygotować pełnomocnictwo. Produkt zawiera również dokładne omówienie, jak uzupełnić poszczególne pola.

Czy muszę przedstawić pełnomocnictwo?

Pełnomocnictwo należy przedstawić w postępowaniu przetargowym razem z pierwszą czynnością, jakiej dokonuje pełnomocnik.

Jeżeli pierwszą czynnością będzie złożenie oferty, to pełnomocnictwo należy dołączyć do złożonej oferty.

Może się jednak zdarzyć, że pełnomocnik pojawia się dopiero na późniejszym etapie. Na przykład ofertę złożył bezpośrednio wykonawca. Następnie wykonawca został wezwany do złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Wyjaśnienia w tym zakresie składa już pełnomocnik. W takim wypadku pełnomocnictwo należy złożyć razem z tymi wyjaśnieniami.

Musimy też pamiętać, że pełnomocnictwo należy przedstawić w oryginale lub ewentualnie w kopii, ale dotyczy to tylko kopii potwierdzonej przez notariusza.

Uzupełnienie pełnomocnictwa

Jeżeli zapomniałeś przedstawić pełnomocnictwa, to jeszcze nic straconego. Pełnomocnictwo można bowiem uzupełnić.

Pamiętaj jednak, że w stosunku do pełnomocnictw obowiązuje również zasada jednokrotnego wzywania do uzupełnienia dokumentów.

Jeżeli więc: (1) Na początku nie złożyłeś pełnomocnictwa. (2) Otrzymałeś w związku z tym wezwanie od zamawiającego do uzupełnienia pełnomocnictwa. (3) Jednak nie uzupełniłeś pełnomocnictwa lub uzupełniłeś je w sposób błędny, to…

… kolejnej szansy już nie dostaniesz.

Twoja oferta zostanie niestety odrzucona.

Kto udziela pełnomocnictwa do reprezentowania w przetargu?

Pełnomocnictwa do reprezentowania w przetargu udziela wykonawca, który chce złożyć ofertę w przetargu.

Sprawa jest bardzo prosta w przypadku wykonawców działających w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. W takim przypadku pełnomocnictwo podpisuje „właściciel firmy” (pisząc potocznie).

Nieco bardziej skomplikowana jest sprawa w przypadku innych podmiotów.

Na przykład w przypadku spółki cywilnej pełnomocnictwo podpisuje wspólnik lub wspólnicy w zależności od sposobu reprezentacji wynikającego z umowy spółki.

W przypadku natomiast spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pełnomocnictwo podpisują członkowie zarządu zgodnie z zasadami reprezentacji.

Udzielanie dalszych pełnomocnictw

Kolejne zagadnienie, które warto omówić przy okazji wyjaśnienia tematu pełnomocnictwo do reprezentowania w przetargu, to kwestia dalszych pełnomocnictw.

Przez dalszego pełnomocnika rozumiem osobę, która nie otrzymała pełnomocnictwa bezpośrednio od wykonawcy, lecz otrzymała pełnomocnictwo od innej osoby.

Przykład

Kowal-Bud sp. z o.o. działa na rynku budowlanym. Prezesem zarządu jest Pan Jan Kowalski. Jest on jedynym członkiem zarządu uprawnionym do samodzielnej reprezentacji.

Kowal-Bud sp. z o.o. (działając przez prezesa zarządu) udzieliła pełnomocnictwa do reprezentowania w przetargu Pani Annie Nowak (pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku Kierownika Zamówień Publicznych). 

Pani Anna Nowak wybiera się na dwutygodniowy urlop. Z tego powodu chciałaby ustanowić dalszym pełnomocnikiem Panią Katarzynę Malinowską (pracownika zatrudnionemu na stanowisku Specjalisty ds. Zamówień Publicznych).

Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest możliwe tylko w przypadku gdy z treści podstawowego pełnomocnictwa wynika, że pełnomocnik może dla mocodawcy ustanawiać innych pełnomocników.

Jeżeli natomiast z treści pełnomocnictwa nie wynika prawo do ustanawiania innych pełnomocników, to takiego prawa pełnomocnik nie ma. Dalsze pełnomocnictwo będzie więc nieważne.

Przy czym musimy pamiętać, że brak jakiejkolwiek adnotacji w treści pełnomocnictwa na temat możliwości ustanawiania innych pełnomocników traktowany jest jako zakaz ich ustanawiania.

Dlatego w przypadku ustanawiania dalszych pełnomocników w pierwszej kolejności trzeba sprawdzić, czy takie prawa wynika z treści pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwo ogólne, rodzajowe, do poszczególnej czynności

Na koniec chciałbym napisać jeszcze trochę na temat trzech rodzajów pełnomocnictwa.

Są to:

1. Pełnomocnictwo ogólne.
2. Pełnomocnictwo rodzajowe.
3. I na koniec – pełnomocnictwo szczegółowe (do konkretnej czynności).

Zacznijmy od pełnomocnictwa ogólnego. Pełnomocnictwo ogólne to pełnomocnictwo do działania we wszystkich sprawach w granicach zwykłego zarządu. Takiego pełnomocnictwa przedsiębiorcy udzielają zazwyczaj zaufanemu pracownikowi, swojej prawej ręce.

Pełnomocnictwo rodzajowe, to pełnomocnictwo upoważniające do działania w konkretnych sprawach. Na przykład do pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy we wszystkich przetargach.

I wreszcie pełnomocnictwo szczegółowe (do konkretnej czynności) to pełnomocnictwo do dokonania jednego konkretnej czynności. Na przykład do złożenia oferty w jednym konkretnym przetargu.

Według mnie najbezpieczniejsze są pełnomocnictwa rodzajowe (czyli do reprezentowania we wszystkich przetargach) oraz szczegółowe (czyli do reprezentowania w jednym konkretnym przetargu).

Natomiast pełnomocnictwo ogólne upoważnia wyłącznie do działania w granicach zwykłego zarządu. Nie upoważnia do dokonywania czynności przekraczających zwykły zarząd. W takiej sytuacji zawsze może powstać wątpliwość, czy złożenie oferty w danym przetargu jest jeszcze czynnością zwykłego zarządu (a więc pełnomocnictwo ogólne jest wystarczające), czy może już przekracza zwykły zarząd (i wtedy pełnomocnictwo ogólne nie będzie wystarczające).

Pełnomocnictwo do reprezentowania w przetargu – podsumowanie

Mam nadzieję, że ten artykuł pozwolił Ci zapoznać się z podstawowymi informacjami na temat pełnomocnictwa do reprezentowania w przetargu. Zapraszam do lektury również innych artykułów na blogu.

Dawid Pantak
radca prawny
e-mail: dawid.pantak@legalkp.pl
telefon: 668 501 984