Podpis osobisty wzbudza wiele problemów interpretacyjnych. W tym artykule wyjaśnię dokładnie, jak należy rozumieć to pojęcie.
W jakiej formie można podpisać ofertę?
Zacznijmy od tego, że zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych ofertę (oraz inne dokumenty) można podpisać według poniższych zasad.
W przypadku postępowań powyżej progów unijnych jedyna dozwolona forma oferty to tzw. forma elektroniczna. Oznacza to, że ofertę należy przygotować w postaci elektronicznej, a następnie podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Natomiast w przypadku postępowań poniżej progów unijnych wykonawcy mają trochę więcej swobody. Do wyboru są bowiem trzy opcje:
- Tak jak w postępowaniach powyżej progów unijnych – forma elektroniczna (czyli oferta przygotowana w postaci elektronicznej, a następnie podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
Ale również dodatkowo:
- W postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym.
- W postaci elektronicznej opatrzonej podpisem osobistym.
Przeczytaj również:
>> Pełnomocnictwo do reprezentowania w przetargu
>> Przetargi powyżej i poniżej progów unijnych (część 1)
>> Przetargi powyżej i poniżej progów unijnych (część 2)
Podpis osobisty – co to?
W przypadku podpisu zaufanego większość osób doskonale kojarzy co to takiego. Jest to po prostu podpis złożony przy wykorzystaniu profilu zaufanego dostępnego na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP).
Natomiast dużo większe wątpliwości budzi podpis osobisty.
Definicja zawarta jest w art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy o dowodach osobistych. Zgodnie z tym przepisem podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 11 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE, weryfikowany za pomocą certyfikatu podpisu osobistego.
A mówiąc prostym językiem, chodzi o tzw. e-dowód. E-dowód to zwykły plastikowy dowód osobisty tyle, że z umieszczonym na nim odpowiednim kodem kreskowym i numerem. Z jego pomocą można podpisać dokument w formie elektronicznej. Żeby podpisać dokument podpisem osobistym potrzebujemy dowodu osobistego z warstwą elektroniczną oraz smartfonu lub czytnika.
Więcej informacji na temat podpisu osobistego można znaleźć pod tym linkiem.
Podpis osobisty to nie podpis własnoręczny!
Problemy ze zrozumieniem, czym jest podpis osobisty, wynikają jednak z jego nienajszczęśliwszej nazwy.
W znaczeniu potocznym kojarzy nam się bowiem po prostu z podpisem złożonym przez nas osobiście, czyli własnoręcznie na papierowej wersji dokumentu.
Tymczasem to są dwie zupełnie różne rzeczy.
Podpis własnoręczny to podpis tradycyjny, odręczny, na papierze. Tymczasem podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny.
Niestety, bardzo często otrzymuje na swoją skrzynkę e-mail wiadomości takie jak ta poniżej:
Panie Mecenasie,
Złożyłem ostatnio ofertę w przetargu. Podpisałem ją odręcznie, a następnie zeskanowałem i wysłałem do Zamawiającego przez miniPortal.
Dzisiaj otrzymałem informacje, że Zamawiający odrzucił moją ofertę z uwagi na niewłaściwy podpis.
A w specyfikacji było przecież napisane, że ofertę można podpisać podpisem osobistym. Dlaczego więc Zamawiający odrzucił moją ofertę?
Pozdrawiam,
XXX
Niestety – w takich sytuacjach Zamawiający słusznie odrzucają oferty wykonawców. Podpis osobisty to nie podpis własnoręczny.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że ten artykuł pozwolił Ci zrozumieć czym jest podpis osobisty. Pamiętaj proszę, że podpis osobisty to nie to samo co podpis własnoręczny. Obecnie w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie można już podpisać oferty odręcznie. Konieczny jest kwalifikowany podpis elektronicznie (w postępowaniach powyżej progów unijnych) lub ewentualnie również podpis zaufany lub podpis osobisty (w postępowaniach poniżej progów unijnych).
Dawid Pantak
radca prawny
e-mail: dawid.pantak@legalkp.pl
telefon: 668 501 984